A-ordningen – ny måte å rapportere lønn på fra 2015

Fra 1. januar 2015 innføres a-ordningen – en ny rapporteringsordning for arbeidsgivere og andre.

Hvem skal rapportere?

Rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå samles i a-meldingen. Denne meldingen skal sendes av arbeidsgivere, pensjonsutbetalere og andre som utbetaler lønn og ytelser.

A-meldingen erstatter fem av de skjemaene som i dag leveres til skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå. De fem skjemaene som erstattes er

1. Lønns- og trekkoppgave
2. Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk
3. Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og trekkoppgave
4. Melding til Aa-registeret
5. Oppgave til lønnsstatistikk

Alle som leverer noen av disse oppgavene skal fra januar 2015 levere a-melding.

A-meldingen sendes fra den juridiske enheten som er registrert i Brønnøysundregistrene. Ved innsendingen brukes den juridiske enhetens organisasjonsnummer.

Hva skal rapporteres i a-meldingen?

Arbeidsgivere mv. skal i a-meldingen gi opplysninger om samlet arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk som skal betales for hele den juridiske enheten.

For hver enkelt virksomhet/underenhet tilknyttet den juridiske enheten skal det gis opplysninger om beregnet arbeidsgiveravgift. Opplysninger om inntektsmottakere sendes inn på dette nivået. Hver inntektsmottaker rapporteres med navn, fødselsdato og ev ansattnummer. For hver inntektsmottaker skal det gis opplysninger om

• arbeidsforhold,
• inntekts- og ytelsesdetaljer,
• fradrag og
• forskuddstrekk.

Alle arbeidsforhold skal meldes i a-meldingen hver måned. Det vil si at alle ansatte i en gitt måned skal være med i a-meldingen, selv om de ikke har fått noen utbetalinger.

Nærmere om hva som skal rapporteres for hver inntektsmottaker

Arbeidsforhold

Her skal man rapportere type arbeidsforhold, f. eks om det er et

• ordinært arbeidsforhold – alle som arbeider i annens tjeneste for lønn eller godtgjørelse, eller om det er en
• oppdragstaker – alle som utfører arbeid eller oppdrag for lønn eller godtgjørelse uten tjenesteforhold eller arbeidsforhold, f.eks folkevalgte, fosterforeldre, støttekontakter, avlastere.

I tillegg er det andre opplysninger vedrørende arbeidsforholdet som skal rapporteres hver måned

• Start- og sluttdato for arbeidsforhold
• Antall timer per uke som en full stilling tilsvarer
• Avlønningstype (fast-, time-, akkordlønnet, osv.)
• Yrkeskode
• Arbeidstidsordning (skift, turnus, offshore, osv.)
• Stillingsprosent
• Dato for siste stillingsprosentendring
• Dato for siste lønnsendring
• Lønnsansiennitet
• Lønnstrinn

Ved permisjoner skal også følgende opplysninger rapporteres

• PermisjonsID
• Start- og sluttdato permisjon
• Permisjonsprosent
• Beskrivelse (permisjon/permittering)

Inntekts- og ytelsesdetaljer

Her rapporteres beløp og type fordel. Er det en kontantytelse, en naturalytelse eller en utgiftsgodtgjørelse. I tillegg rapporteres om ytelsen er arbeidsgiveravgiftspliktig, trekkpliktig og start- og sluttdato for opptjeningsperiode.

Fradrag

Fradrag rapporteres med beløp og en beskrivelse av type fradrag. Som fradrag rapporteres bl.a fagforeningskontingent, premie til fond og trygd og premie til pensjonsordning.

Forskuddstrekk

Trukket forskuddstrekk rapporteres med beløp.

Når skal a-meldingen rapporteres?

Fristen for å sende inn a-melding er senest den 5. i måneden etter at lønn eller andre ytelser utbetales. Hvis den 5. er en lørdag, søndag eller helligdag, er fristen første virkedag etter.

Etter a-ordningen skal alle arbeidsgivere rapportere et sett med pliktige opplysninger om hver enkelt ansatt minst en gang i måneden. Innrapporteringen kan godt skje i tilknytning til lønnskjøring. Så lenge fristen for innrapportering ikke overskrides, kan arbeidsgivere selv velge når de vil innrapportere. Arbeidsgivere kan også selv velge hvor ofte de vil innrapportere så lenge det rapporteres minst en gang i måneden. For eksempel hvis man har lønnsutbetaling hver 14. dag, kan man gjerne innrapportere ved hver lønnskjøring.

Hvordan skal man rapportere?

A-meldingen skal som hovedregel rapporteres elektronisk. For de som har lønns- og personalsystem vil systemet bli tilpasset slik at arbeidsgivere kan levere via systemet. For de som ikke har lønns- og personalsystem er det mulig å rapportere gjennom manuell registrering i Altinn.

Tilbakemelding

For hver leveranse vil man motta en kvittering fra Altinn som en bekreftelse på at a-meldingen er levert. Man vil også motta en tilbakemelding fra a-ordningen kort tid etter at a-meldingen er sendt. Tilbakemeldingen inneholder betalingsinformasjon knyttet til arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. I tillegg vil eventuelle feil eller avvik i a-meldingen fremgå. Er det sendt inn flere meldinger i løpet av en kalendermåned vil den siste tilbakemeldingen inneholde en samlet tilbakemelding for alle meldingene som er sendt inn i løpet av måneden.

Hvordan forberede seg?

For en vellykket overgang til a-ordningen er det viktig med god planlegging av innføringsprosessen.

• Sørg for at alle involverte får kunnskap om a-ordningen. Lønnsmedarbeidere bør få grunnleggende opplæring både i ordningen og i nye systemversjoner. Avdelingsledere, personalledere og enhetsledere må også få informasjon om og opplæring i den nye ordningen.
• Skaff riktig data. Sjekk at opplysninger om arbeidsgiver og virksomheter/underenheter stemmer med enhetsregisteret. Sjekk at alle opplysninger om ansatte er fullstendig og riktige.
• Lønns- og trekkodene slik de er i dag forsvinner. Alle lønnsarter i lønnssystemet må derfor gjennomgås og erstattes med ny beskrivelse av arbeids- og inntektsforhold. Avklar ansvarsfordeling med leverandøren av lønns- og personaldatasystemet.
• Vurder om tilgrensende systemer påvirkes av oppgradering av lønns- og personaldatasystem. Dette kan f.eks være systemer for tidsregistrering, turnus og reiseregninger.
• Lag nye rutiner. I og med at det blir ny rapporteringsmåte og nytt tidspunkt for rapportering må det vurderes om de rutiner og frister man har for innsamling og godkjenning av rapporteringsgrunnlag tilfredsstiller de nye kravene. Rutiner for å håndtere tilbakemeldinger fra a-ordningen må også lages.

Kilde: Sticos